O recurso controle de contas é fundamental para gerenciar os comprovantes de pagamentos de despesas que o inquilino paga diretamente.
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Contrato de Aluguel > Pesquisar Contratos
Faça o filtro pelo contrato desejado e clique em Pesquisar.
Clique no botão Alterar.
Procure pelo bloco chamado: Controle de conta
Marque apenas as contas que ficarão sob responsabilidade do inquilino efetuar o pagamento do documento físico. O intuito desse recurso é controlar os comprovantes de pagamentos dessas contas que o inquilino efetua o pagamento.
Por exemplo:
Casos que você deve marcar:
O seguro incêndio é responsabilidade do inquilino, e ele resolveu contratar por conta própria, então ele não paga no boleto de aluguel, porém você precisa ficar controlando se está sendo pago corretamente. Então, você marca o campo.
Casos que você não deve marcar:
O IPTU é responsabilidade do inquilino, porém ele paga no boleto de aluguel. Então, não marca o campo.
O seguro incêndio é responsabilidade do inquilino, e ele resolveu contratar por conta própria, então ele não paga no boleto de aluguel. Porém, a imobiliária não se responsabiliza e nem faz o controle se o seguro está ou não sendo pago. Então, não marca o campo.
Clique em Salvar e feche a tela do contrato de locação.
Aparecerá no contrato um botão chamado Controle, com os encargos disponíveis de acordo com o que o usuário marcou no contrato de locação.
A imobiliária deverá entrar em contato com o inquilino para solicitar os comprovantes de pagamentos das contas/encargos que ele efetuou o pagamento.
Com o recebimento do comprovante, marque SIM no mês correspondente.
Observação: Nesta tela é possível pesquisar pelo ano.
Gerenciamento de comprovantes vencidos
No Painel de Controle, podemos gerenciar todos os contratos e verificar quais comprovantes ainda faltam no card Conrole de Contas (vencidos). É fácil identificar os pagamentos em atraso
Clicando em cima do número por exemplo em IPTU o sistema lhe encaminhará automaticamente para os 31 contratos que no meu exemplo possuem comprovante de IPTU em aberto.
Relatório Check do Controle de Contas
Além disso, você pode imprimir o relatório com todas as informações de controle.
Para isso você deverá acessar Relatórios > Controle do check de contas
Na tela seguinte você poderá aplicar um dos filtros disponíveis para localizar o contrato que deseja pesquisar
Em seguida clique sobre a impressora
Isso ajuda a manter a organização e a transparência.
