O Fluxo de Caixa apresenta informações de saída e entrada de valores das contas correntes cadastradas no sistema pela imobiliária. Para que os valores da conta bancária estejam em conformidade com a conta corrente do sistema, é necessário realizar o controle dessas informações.
Esse tutorial tem como objetivo auxiliar as imobiliárias no processo de ajuste de saldos disponíveis no Fluxo de Caixa.
Tutorial em vídeo: Ajuste de Fluxo de Caixa
- Definir data de início do controle de caixa
O primeiro passo será definir uma data que irá começar o controle de caixa. Evite escolher datas retroativas acima de 30 dias, pois após o ajuste de saldo, será preciso conferir cada dia subsequente para manter o controle do mesmo. Então, caso seja uma data antiga, pode gerar uma grande demanda para o cliente realizar a conferência de valores.
A sugestão é iniciar o controle a partir do início de um mês. Exemplo: 01/07/2024
Atenção: É muito importante que antes de fazer o ajuste, todos os lançamentos com vencimento até o dia anterior ao escolhido (exemplo: 30/06/2024), estejam devidamente baixados. Sejam eles do módulo aluguel (obrigatoriamente as mensalidades, repasses, etc.) ou financeiro. Somente lançamentos que realmente não tenham sido pagos/recebidos podem continuar em aberto.
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Zerar saldo inicial na tela Conta corrente
O ajuste de caixa precisa ser realizado em uma conta de cada vez. Caso a imobiliária tenha cadastrada mais de uma conta corrente, o primeiro passo aqui será selecionar uma para iniciar o ajuste.
Escolhida a conta, será necessário zerar o seu valor inicial no sistema através do menu Ferramentas → Contas Correntes, conforme imagem:
Na conta corrente escolhida, clique para editar o valor para R$ 0,00, conforme imagem:
Acesse menu Relatórios → Fluxo de Caixa
Filtre pela empresa, o período de início escolhido no passo 1 (exemplo: 01/07/2024), a conta corrente escolhida no passo 2 deste tutorial e clique em Pesquisar.
O sistema irá apresentar todas as movimentações feitas no dia escolhido, bem como, o saldo anterior a esse período, que é a informação que vamos ajustar agora:
Como a imobiliária não fazia a gestão do caixa, esse valor estará desatualizado e provavelmente não corresponderá com a realidade. Por isso, com o ajuste de caixa será necessário zerar esse saldo anterior também.
Anote o valor do Saldo Anterior informado pelo sistema para que possamos utilizá-lo na próxima etapa.
Importante: Criaremos uma conta que zere o valor do saldo anterior. Por exemplo, o saldo anterior na imagem de nosso exemplo é R$5.756.203,14, então para zerar precisaremos lançar uma conta a pagar do mesmo valor, se esse valor fosse positivo, lançaríamos uma conta a receber.
Para cadastrar a conta entre em Contas → Cadastrar Contas
Cadastre a conta com o mesmo valor do Saldo Anterior
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Tipo de conta: Cadastre uma despesa caso o valor do saldo anterior seja positivo, ou cadastre uma receita caso o valor de saldo anterior seja negativo.
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Valor: Informe o mesmo valor do Saldo Anterior, conforme verificado no passo 4 deste tutorial.
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Data de vencimento: Utilize sempre a data do dia anterior ao que o ajuste será iniciado.
Marque a opção Dar baixa (se não aparecer na sua tela, role o cursor do mouse para baixo):
A data de pagamento deve ser a mesma data de vencimento cadastrada anteriormente, ou seja, deve ser a data anterior ao dia escolhido para iniciar o ajuste de saldo.
Clique em salvar.
Acesse novamente o menu Relatórios → Fluxo de Caixa, com os mesmos filtros realizados anteriormente, o valor do Saldo Anterior no dia escolhido (exemplo: 01/07/2024) deverá ser R$0,00.
Entre novamente no menu Ferramentas → Contas Correntes, conforme passo 1 desse tutorial.
Será necessário verificar qual o saldo inicial da sua conta bancária no dia de início do controle de caixa (exemplo: 01/07/2024), ou seja, considerando o nosso exemplo precisamos do saldo final do dia 30/06/2024, que será o inicial de 01/07/2024.
Adicione o valor na respectiva conta corrente, conforme imagem:
Acesse mais uma vez o menu Relatórios → Fluxo de Caixa, com os mesmos filtros realizados anteriormente, o valor do Saldo Anterior no dia escolhido (exemplo: 01/07/2024) deve ser exatamente o que tinha na sua conta bancária na data determinada, assim será possível cadastrar todas as receitas e despesas que ocorreram no dia 01 e o saldo acumulado deverá ser idêntico ao do extrato bancário.
Importante
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Com todos esses ajustes feitos, sua conta corrente do sistema estará de acordo com a conta bancária. Cabe a imobiliária gerenciar diariamente os valores do Fluxo de Caixa com o extrato bancário para manter a integridade das informações.
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Se houverem baixas retroativas ao período de início de ajuste, o fluxo de caixa ficará desorganizado novamente. Por exemplo, se o caixa foi organizado a partir do dia 01/07/2024 e após isso houver uma baixa com uma data anterior, por exemplo, 27/06/2024, o saldo ficará inconsistente novamente. Para que isso não ocorra, realize os fechamentos de caixa diariamente.
Em caso de dúvidas, contate sua implantadora ou o nosso suporte através do e-mail adm.aluguel@loft.com.br
