Esse manual é exclusivo para bases com integração ao Loft CRM. Para iniciar, é importante que o inquilino, proprietário e o imóvel que será alugado já tenham sido cadastrados no Loft CRM.
Acesse o menu -> Módulo de Aluguel
Menu Contrato de Aluguel-> Cadastrar novo contrato
Pesquise pela referência (do CRM) do imóvel que será alugado.
Confirme o endereço do imóvel e se estiver tudo certo, clique no botão confirmar imóvel.
Informações do aluguel
Empresa: Informe a empresa que será responsável pela locação.
Referência: Código deste contrato no antigo sistema, caso não seja necessário referenciar, deixe em branco.
Situação: Informe a situação atual do imóvel:
Ativo: Contrato vigente.
Em Desocupação: Contrato que já está em aviso de desocupação.
Desativado: Contrato já inativo.
Regular: Contratos que possuem todas as mensalidades pagas em dia.
Processo Jurídico: Contratos que possuem mensalidades que foram encaminhadas ao setor jurídico.
Em Cobrança: Contratos que possuem mensalidades atrasadas que já estão em cobrança pela imobiliária (primeiro estágio da cobrança).
Escritório de Cobrança: Contratos que possuem mensalidades encaminhadas ao escritório de cobrança.
Em Sinistro: Contratos que possuem mensalidades que foram encaminhadas para o Seguro fazer o pagamento.
Obs1.: É comum clientes que estão implantando cadastrarem os contratos já inativos ou em desocupação para fins de registro. Caso esse seja o seu caso, é necessário primeiro cadastrar todos os contratos inativos, para depois iniciar o cadastro dos ativos e dos em desocupação.
Obs2.: Os status são alterados de forma manual, ou seja, se um cliente ficar inadimplente é necessário alterar o status do contrato para Em Cobrança, por exemplo.
Categoria: Tem como objetivo categorizar os contratos de acordo com o que a imobiliária deseja. Pode ser categorias A, B, C, pode ser por cidade, é um campo livre. Se não achar necessário a utilização, pode deixar em branco. Para cadastrar categorias clique no botão com o desenho de ferramenta que se encontra ao lado do campo correspondente.
Tipo de Contrato: Residencial ou Não Residencial.
Finalidade: Caso seja residencial, repetir a informação neste campo. Caso não seja residencial, informar para que fim o imóvel foi alugado (depósito, comércio, escritório, etc).
Tipo de Atividade: Essa opção é apresentada somente se o campo Finalidade for diferente de Residencial. Informe qual atividade será realizada, por exemplo: Loja de roupas, academia, etc.
Locatário: Clique no local indicado no print para pesquisar o inquilino que está cadastrado no CRM.
Locador
O proprietário do imóvel já deve vir preenchido automaticamente, pois no cadastro do imóvel (no CRM) nós já vinculamos há um proprietário. Porém, caso esse imóvel possua mais de um proprietário, este é o momento de adicioná-lo clicando em adicionar locador. O proprietário adicional também precisa estar cadastrado no CRM, porém não é necessário que esteja vinculado ao imóvel.
Pesquise no campo indicado.
Clique em salvar e adicionar ao contrato.
Fiquem atentos ao percentual de cada proprietário, o total entre eles deve ser sempre 100%. Todas as pessoas informadas neste campo vão aparecer no relatório e no arquivo da DIMOB.
Selecione a conta de repasse de cada proprietário no campo indicado abaixo. Se você ainda não tiver a conta cadastrada, clique no botão com o sinal de mais e faça o cadastro neste momento.
É possível realizar o cadastro de agência e conta e/ou de pix.
Obs.: Somente se o banco emissor for Itaú é possível fazer repasses via arquivo com a chave pix, demais bancos é necessário cadastrar agência e conta.
Garantias Locatícias
Adicione a pessoa envolvida de acordo com o tipo de garantia. Exemplo: Se for caução, informe o nome do locatário. Se for fiador, informe o nome do fiador, se for seguro fiança informe o nome da seguradora. Essas pessoas também precisam estar cadastrados no CRM, sugerimos cadastrá-las como cliente.
Preenchendo as informações, o sistema irá apresentar no Painel de Controle os seguros fiança vencidos e à vencer.
Vá até o final da tela e adicione o tipo de garantia e clique em salvar.
Deve ficar desta maneira:
Faça o mesmo processo para Locatário Solidário e Locador Solidário.
Seguro incêndio
Preencha as informações do Seguro Incêndio. Preenchendo as informações o sistema irá apresentar no Painel de Controle os seguros incêndios vencidos e à vencer.
Financeiro
Data do contrato: Data em que o contrato iniciou. Se você está implantando o sistema agora e está cadastrando um contrato já vigente, pode informar a data verdadeira, mesmo que ela seja retroativa.
Tempo de contrato: Informar o número de meses que esse contrato ficará vigente.
Término do contrato: Esse campo será preenchido automaticamente.
Tipo de Renovação:
Aditivo: Será necessário fazer a renovação do contrato toda vez que a vigência terminar. Com essa opção selecionada o usuário terá um aviso no painel de controle referente aos contratos que precisam de renovação.
Tempo Indeterminado: O contrato segue vigente por tempo indeterminado, sem a necessidade de renovação.
Calcular multa rescisória:
Sim: Selecione sim se você deseja que o sistema calcule multa de rescisão na desocupação deste contrato.
Não: Selecione não se você deseja que o sistema não calcule multa de rescisão na desocupação deste contrato.
Cláusula de saída: Informar o número de meses mínimo que o inquilino deve permanecer no imóvel para não pagar multa.
Dedução automática de IRRF:
Não: Não será calculado IRRF.
Sim, sobre o bruto: Será calculado o IRRF sobre o valor bruto do aluguel, sem descontar taxa de administração e taxa de contrato.
Sim, sobre o liquido: Será calculado o IRRF sobre o valor do aluguel, menos o valor das taxas de administração e de contrato.
Obs.: O IRRF é calculado apenas quando o inquilino é pessoa jurídica e proprietário pessoa física.
Aluguel garantido:
Sim: Selecionando sim, o repasse ao proprietário irá ser realizado independente se o boleto estiver pago ou não.
Não: Selecionando não, o repasse ao proprietário será realizado somente se o boleto estiver pago.
Parcial: Selecionando Parcial, será apresentado outro campo chamado Garantias. Neste caso, vamos imaginar que foi informado o número 3, assim sendo o repasse ao proprietário irá ser realizado independente se o boleto estiver pago ou não, porém com o limite de até 3 meses de inadimplência, no quarto boleto inadimplente o repasse já não será realizado até que alguma das últimas 4 parcelas sejam pagas.
Tipo:
Postecipado: Inquilino mora e depois paga.
Antecipado: Inquilino paga e depois mora.
Dia mensal do vencimento: Dia do mês que o aluguel irá vencer.
Dia mensal do fechamento: Dia do mês que o período do aluguel irá encerrar.
Vencimento do 1º aluguel: Dia, mês e ano que vencerá o primeiro boleto de aluguel.
Fechamento do 1º aluguel: Dia, mês e ano que vai encerrar o período do primeiro aluguel.
Obs.: Para mais detalhes sobre as datas de fechamentos, clique aqui.
Valor do aluguel: Informar somente o valor integral do aluguel, sem considerar encargos.
Valor do primeiro aluguel: Clique na calculadora para que o sistema calcule o proporcional do primeiro aluguel, caso você queira cobrar o valor integral, digite o valor no campo correspondente.
Multa: % de multa que o inquilino pagará se atrasar o aluguel.
Juros/dia: % de juros diários que o inquilino pagará se atrasar o aluguel.
Tolerância multa e juros: Informar a quantidade de dias após o vencimento que você permite que o inquilino pague sem multa e juros. Somente os bancos Itaú e Sicoob aceitam essa configuração.
Índice de reajuste: Selecione o índice para reajuste.
Próximo reajuste: Informe quando será o próximo reajuste deste contrato, se você estiver implantando o sistema agora e cadastrando um contrato já vigente, certifique-se de informar a data correta de próximo reajuste deste contrato, esta data não pode ser retroativa.
Confira se as primeiras 10 mensalidades estão com o período da forma desejada analisando as informações que aparecerão temporariamente:
Obs.: Para clientes que estão implantando agora e estão cadastrando contratos de locação já vigentes, é normal que a primeira mensalidade apresente o período inicial em uma data antiga, isso não tem problema, pois posteriormente poderemos ajustar o período da primeira mensalidade. Lembre-se que isso vale apenas para a primeira parcela, a segunda em diante já devem ficar corretas obrigatoriamente, não teremos como ajustar posteriormente. Se estiver com dificuldades, entre em contato com o implantador ou com a nossa central de relacionamentos.
Dias para repasse:
Dias corridos: Selecionando esta opção, você poderá informar quantos dias após o pagamento/vencimento você deseja realizar o repasse ao proprietário.
Dia Fixo: Selecionando esta opção, você poderá informar em qual dia do mês você deseja realizar o repasse ao proprietário. Sugerimos usar essa opção apenas se o contrato tiver aluguel garantido ao proprietário.
Cobrar TED/PIX no repasse:
Não: Não irá cobrar nenhum valor referente ao repasse.
Sim: Irá cobrar dos proprietários uma taxa referente ao repasse, para que essa configuração funcione é necessário que o valor esteja configurado no menu Ferramentas-> Parâmetros.
Cobrar taxa de admin. junto com a taxa de contrato:
Não: Quando tiver taxa de contrato no repasse do proprietário, a taxa de administração não é lançada.
Sim: Quando tiver taxa de contrato no repasse do proprietário, a taxa de administração também é lançada.
Taxa admin. mensal: Percentual da taxa de administração, se preferir informar valor, clique na calculadora.
Taxa admin. mínima mensal: É o valor mínimo de taxa de administração que a imobiliária aceita. Por exemplo: Se estiver preenchido com o valor R$200,00 e ao cadastrar um contrato de locação for informado 10% sobre um aluguel de R$1.000,00, o sistema vai arredondar a taxa de administração para R$200,00.
Taxa contrato: Percentual da taxa de contrato (1º aluguel), se preferir informar valor, clique na calculadora. No campo ao lado, informe a quantidade de parcelas.
Cobrar taxa de contrato:
Primeira Mensalidade: Ao selecionar Primeira Mensalidade a primeira parcela da taxa de contrato será lançada na primeira mensalidade
Segunda mensalidade: Ao selecionar Segunda Mensalidade a primeira parcela da taxa de contrato será lançada na segunda mensalidade
Taxa Admin. Sobre Multa:
Não: Não será cobrado do proprietário a taxa de administração sobre a multa que o inquilino paga ao atrasar a mensalidade.
Sim: Será cobrado do proprietário uma taxa de administração sobre a multa que o inquilino paga ao atrasar a mensalidade. E, no campo ao lado, informe o percentual da administração sobre a multa.
Taxa Admin. Sobre Juros:
Não: Não será cobrado do proprietário a taxa de administração sobre os juros que o inquilino paga ao atrasar a mensalidade.
Sim: Será cobrado do proprietário uma taxa de administração sobre os juros que o inquilino paga ao atrasar a mensalidade. E, no campo ao lado, informe o percentual da administração sobre os juros
Cobrar Taxa Administrativa Anual: É uma 13º taxa de administração cobrada no ano. Caso a imobiliária não tenha essa taxa prevista em contrato com o proprietário deixe marcado a opção não. Para a opção Sim funcionar, é necessário já ter configurado o % e o mês de cobrança no menu Ferramentas-> Parâmetros.
Multa por Rescisão: Informe por extenso qual a multa de rescisão. Este campo é apenas informativo.
Correção Monetária:
Não: O sistema não irá calcular correção monetária quando o inquilino pagar em atraso.
Sim: O sistema irá calcular correção monetária quando o inquilino pagar em atraso. Será apresentado um novo campo chamado Taxa admin. correção monetária, selecione sim se a imobiliária cobra taxa de administração sobre a correção monetária. E, no campo ao lado, informe o percentual da administração sobre a correção monetária.
Obs.: A correção só será calculada se o % estiver configurado no Menu Ferramentas-> índices.
Padrão Repassar multa/juros:
Não: O sistema não irá repassar a multa e juros ao proprietário quando o inquilino pagar em atraso.
Sim: O sistema irá repassar a multa e juros ao proprietário quando o inquilino pagar em atraso.
Conta Corrente Padrão do Repasse: Informe qual conta bancária da imobiliária será utilizada para fazer o repasse deste contrato. Este campo só fica disponível para clientes que contrataram o Financeiro da Empresa.
Forma de Recebimento: Informe qual conta bancária da imobiliária irá emitir os boletos deste contrato. Caso não tenha nenhuma opção disponível, significa que seus boletos ainda não foram homologados, entre em contato com a implantadora ou com a nossa central de relacionamentos.
Rateio de Comissão:
Clique em adicionar rateio de comissão para inserir os comissionados desta locação. Para que os comissionados sejam apresentados na pesquisa é necessário que os mesmos estejam cadastrados no CRM como usuários.
Vá até o final da página e selecione a participação da pessoa nesta locação, e clique em salvar. Por exemplo: Corretor, captador, etc.
Obs.: As funções são fixas, não há como personalizar.
Ficará da forma apresentada abaixo, logo após informe o % que a pessoa irá receber. O cálculo é feito sobre a taxa de contrato.
Por exemplo: Se a taxa de contrato for R$1.000,00 e o % de participação 50, então a comissão da pessoa será R$500,00.
Obs.: Neste momento o valor ainda não aparecerá, ele é apresentado somente após a geração da primeira mensalidade.
Endereço de cobrança:
Informe um endereço de cobrança, mesmo que o boleto não seja enviado pelo correio, essa informação é obrigatória para o registro do mesmo no banco.
Controle de conta
Marque apenas as contas que ficarão sob responsabilidade do inquilino efetuar o pagamento do documento físico. O intuito desse recurso é controlar os comprovantes de pagamentos dessas contas que o inquilino efetua o pagamento.
Por exemplo:
Casos que você deve marcar:
O seguro incêndio é responsabilidade do inquilino, e ele resolveu contratar por conta própria, então ele não paga no boleto de aluguel, porém você precisa ficar controlando se está sendo pago corretamente. Então, você marca o campo.
Casos que você não deve marcar:
O IPTU é responsabilidade do inquilino, porém ele paga no boleto de aluguel. Então, não marca o campo.
O seguro incêndio é responsabilidade do inquilino, e ele resolveu contratar por conta própria, então ele não paga no boleto de aluguel. Porém, a imobiliária não se responsabiliza e nem faz o controle se o seguro está ou não sendo pago. Então, não marca o campo.
Vistorias
Informe a data e observações sobre a vistoria de entrada
Envio de recibos
Envio automático de recibos de aluguel:
Não: Não será enviado ao inquilino deste contrato o recibo referente ao pagamento de aluguel.
Sim: Será enviado ao inquilino deste contrato o recibo referente ao pagamento de aluguel.
Envio automático de recibos de repasse:
Não: Não será enviado aos proprietários deste contrato o recibo referente ao repasse de aluguel.
Sim: Será enviado aos proprietários deste contrato o recibo referente ao repasse de aluguel.
Dados adicionais
Observações Gerais: Informe informações gerais.
Permitir envio de E-mails Automáticos:
Não: O inquilino deste contrato não receberá o boleto por e-mail de forma automática.
Sim: O inquilino deste contrato receberá o boleto por e-mail de forma automática.
Gerar Nota Fiscal Automático:
Não: A nota fiscal não será gerada de forma automática.
Sim: A nota fiscal será gerada de forma automática. Um novo campo chamado A partir da data será apresentado, informe a partir de qual data você deseja que as notas fiscais sejam geradas automaticamente.
Obs.: Este campo só será apresentado após a homologação de NFSE.
Os campos citados abaixo são campos somente leitura e eles apresentam a informação cadastrada no cadastro do imóvel.
Clique em salvar. Prontinho seu contrato de locação foi cadastrado com sucesso, para visualizá-lo acesse Menu Contrato de Aluguel-> Pesquisar Contratos.
