Esse manual é exclusivo para bases sem integração ao Loft CRM. Para iniciar, é importante que o proprietário e o imóvel que será alugado já tenham sido cadastrados.
Acesse o menu -> Módulo de Aluguel
Menu Contrato de Aluguel-> Cadastrar novo contrato
Informe o código do imóvel que será alugado e clique no botão buscar dados do imóvel.
Confirme o endereço do imóvel e se estiver tudo certo, clique no botão confirmar imóvel.
Informações do aluguel
Empresa: Informe a empresa que será responsável pela locação. Referência: Código deste contrato no antigo sistema, caso não seja necessário referenciar, deixe em branco. Situação: Informe a situação atual do imóvel: Ativo: Contrato vigente. Em Desocupação: Contrato que já está em aviso de desocupação. Desativado: Contrato já inativo.
Regular: Contratos que possuem todas as mensalidades pagas em dia. Processo Jurídico: Contratos que possuem mensalidades que foram encaminhadas ao setor jurídico. Em Cobrança: Contratos que possuem mensalidades atrasadas que já estão em cobrança pela imobiliária (primeiro estágio da cobrança). Escritório de Cobrança: Contratos que possuem mensalidades encaminhadas ao escritório de cobrança. Em Sinistro: Contratos que possuem mensalidades que foram encaminhadas para o Seguro fazer o pagamento.
Obs1.: É comum clientes que estão implantando cadastrarem os contratos já inativos ou em desocupação para fins de registro. Caso esse seja o seu caso, é necessário primeiro cadastrar todos os contratos inativos, para depois iniciar o cadastro dos ativos e dos em desocupação. Obs2.: Os status são alterados de forma manual, ou seja, se um cliente ficar inadimplente é necessário alterar o status do contrato para Em Cobrança, por exemplo.
Categoria: Tem como objetivo categorizar os contratos de acordo com o que a imobiliária deseja. Pode ser categorias A, B, C, pode ser por cidade, é um campo livre. Se não achar necessário a utilização, pode deixar em branco. Para cadastrar categorias clique no botão com o desenho de ferramenta que se encontra ao lado do campo correspondente. Tipo de Contrato: Residencial ou Não Residencial. Finalidade: Caso seja residencial, repetir a informação neste campo. Caso não seja residencial, informar para que fim o imóvel foi alugado (depósito, comércio, escritório, etc). Tipo de Atividade: Essa opção é apresentada somente se o campo Finalidade for diferente de Residencial. Informe qual atividade será realizada, por exemplo: Loja de roupas, academia, etc.
Locatário: Clique no botão adicionar cliente para realizar o cadastro do inquilino, caso a pessoa já seja cliente da imobiliária, basta pesquisá-la no campo indicado, sem a necessidade de cadastrá-la novamente.
Locador
O proprietário do imóvel já deve vir preenchido automaticamente, pois no cadastro do imóvel nós já vinculamos há um proprietário. Porém, caso esse imóvel possua mais de um proprietário, este é o momento de cadastrar os demais clicando em adicionar locador.
Caso o proprietário já esteja cadastrado, pesquise ele no campo indicado, caso contrário clique no botão adicionar nova pessoa.
Clique em salvar e adicionar ao contrato.
Fiquem atentos ao percentual de cada proprietário, o total entre eles deve ser sempre 100%. Todas as pessoas informadas neste campo vão aparecer no relatório e no arquivo da DIMOB.
Selecione a conta de repasse de cada proprietário no campo indicado abaixo. Se você ainda não cadastrou a conta, clique no botão com o sinal de mais e faça o cadastro neste momento.
É possível realizar o cadastro de agência e conta e/ou de pix. Obs.: Somente se o banco emissor for Itaú é possível fazer repasses via arquivo com a chave pix, demais bancos é necessário cadastrar agência e conta.
Garantias Locatícias
Adicione a pessoa envolvida de acordo com o tipo de garantia. Exemplo: Se for caução, informe o nome do locatário. Se for fiador, informe o nome do fiador, se for seguro fiança informe o nome da seguradora.
Preenchendo as informações, o sistema irá apresentar no Painel de Controle os seguros fiança vencidos e à vencer.
Vá até o final da tela e adicione o tipo de garantia e clique em salvar.
Deve ficar desta maneira:
Faça o mesmo processo para Locatário Solidário e Locador Solidário.
Seguro incêndio
Preencha as informações do Seguro Incêndio. Preenchendo as informações o sistema irá apresentar no Painel de Controle os seguros incêndios vencidos e à vencer.
Financeiro
Data do contrato: Data em que o contrato iniciou. Se você está implantando o sistema agora e está cadastrando um contrato já vigente, pode informar a data verdadeira, mesmo que ela seja retroativa. Tempo de contrato: Informar o número de meses que esse contrato ficará vigente. Término do contrato: Esse campo será preenchido automaticamente. Tipo de Renovação: Aditivo: Será necessário fazer a renovação do contrato toda vez que a vigência terminar. Com essa opção selecionada o usuário terá um aviso no painel de controle referente aos contratos que precisam de renovação. Tempo Indeterminado: O contrato segue vigente por tempo indeterminado, sem a necessidade de renovação. Calcular multa rescisória: Sim: Selecione sim se você deseja que o sistema calcule multa de rescisão na desocupação deste contrato. Não: Selecione não se você deseja que o sistema não calcule multa de rescisão na desocupação deste contrato. Cláusula de saída: Informar o número de meses mínimo que o inquilino deve permanecer no imóvel para não pagar multa. Dedução automática de IRRF: Não: Não será calculado IRRF. Sim, sobre o bruto: Será calculado o IRRF sobre o valor bruto do aluguel, sem descontar taxa de administração e taxa de contrato. Sim, sobre o liquido: Será calculado o IRRF sobre o valor do aluguel, menos o valor das taxas de administração e de contrato. Obs.: O IRRF é calculado apenas quando o inquilino é pessoa jurídica e proprietário pessoa física.
Aluguel garantido: Sim: Selecionando sim, o repasse ao proprietário irá ser realizado independente se o boleto estiver pago ou não. Não: Selecionando não, o repasse ao proprietário será realizado somente se o boleto estiver pago. Parcial: Selecionando Parcial, será apresentado outro campo chamado Garantias. Neste caso, vamos imaginar que foi informado o número 3, assim sendo o repasse ao proprietário irá ser realizado independente se o boleto estiver pago ou não, porém com o limite de até 3 meses de inadimplência, no quarto boleto inadimplente o repasse já não será realizado até que alguma das últimas 4 parcelas sejam pagas.
Tipo: Postecipado: Inquilino mora e depois paga. Antecipado: Inquilino paga e depois mora. Dia mensal do vencimento: Dia do mês que o aluguel irá vencer. Dia mensal do fechamento: Dia do mês que o período do aluguel irá encerrar. Vencimento do 1º aluguel: Dia, mês e ano que vencerá o primeiro boleto de aluguel. Fechamento do 1º aluguel: Dia, mês e ano que vai encerrar o período do primeiro aluguel. Obs.: Para mais detalhes sobre as datas de fechamentos, clique aqui.
Valor do aluguel: Informar somente o valor integral do aluguel, sem considerar encargos. Valor do primeiro aluguel: Clique na calculadora para que o sistema calcule o proporcional do primeiro aluguel, caso você queira cobrar o valor integral, digite o valor no campo correspondente. Multa: % de multa que o inquilino pagará se atrasar o aluguel. Juros/dia: % de juros diários que o inquilino pagará se atrasar o aluguel. Tolerância multa e juros: Informar a quantidade de dias após o vencimento que você permite que o inquilino pague sem multa e juros. Somente os bancos Itaú e Sicoob aceitam essa configuração. Índice de reajuste: Selecione o índice para reajuste. Próximo reajuste: Informe quando será o próximo reajuste deste contrato, se você estiver implantando o sistema agora e cadastrando um contrato já vigente, certifique-se de informar a data correta de próximo reajuste deste contrato, esta data não pode ser retroativa.
Confira se as primeiras 10 mensalidades estão com o período da forma desejada analisando as informações que aparecerão temporariamente:
Obs.: Para clientes que estão implantando agora e estão cadastrando contratos de locação já vigentes, é normal que a primeira mensalidade apresente o período inicial em uma data antiga, isso não tem problema, pois posteriormente poderemos ajustar o período da primeira mensalidade. Lembre-se que isso vale apenas para a primeira parcela, a segunda em diante já devem ficar corretas obrigatoriamente, não teremos como ajustar posteriormente. Se estiver com dificuldades, entre em contato com o implantador ou com a nossa central de relacionamentos.
Dias para repasse: Dias corridos: Selecionando esta opção, você poderá informar quantos dias após o pagamento/vencimento você deseja realizar o repasse ao proprietário. Dia Fixo: Selecionando esta opção, você poderá informar em qual dia do mês você deseja realizar o repasse ao proprietário. Sugerimos usar essa opção apenas se o contrato tiver aluguel garantido ao proprietário. Cobrar TED/PIX no repasse: Não: Não irá cobrar nenhum valor referente ao repasse. Sim: Irá cobrar dos proprietários uma taxa referente ao repasse, para que essa configuração funcione é necessário que o valor esteja configurado no menu Ferramentas-> Parâmetros. Cobrar taxa de admin. junto com a taxa de contrato: Não: Quando tiver taxa de contrato no repasse do proprietário, a taxa de administração não é lançada. Sim: Quando tiver taxa de contrato no repasse do proprietário, a taxa de administração também é lançada. Taxa admin. mensal: Percentual da taxa de administração, se preferir informar valor, clique na calculadora. Taxa admin. mínima mensal:É o valor mínimo de taxa de administração que a imobiliária aceita. Por exemplo: Se estiver preenchido com o valor R$200,00 e ao cadastrar um contrato de locação for informado 10% sobre um aluguel de R$1.000,00, o sistema vai arredondar a taxa de administração para R$200,00. Taxa contrato: Percentual da taxa de contrato (1º aluguel), se preferir informar valor, clique na calculadora. No campo ao lado, informe a quantidade de parcelas. Cobrar taxa de contrato: Primeira Mensalidade: Ao selecionar Primeira Mensalidade a primeira parcela da taxa de contrato será lançada na primeira mensalidade Segunda mensalidade: Ao selecionar Segunda Mensalidade a primeira parcela da taxa de contrato será lançada na segunda mensalidade
Taxa Admin. Sobre Multa: Não:Não será cobrado do proprietário a taxa de administração sobre a multa que o inquilino paga ao atrasar a mensalidade. Sim: Será cobrado do proprietário uma taxa de administração sobre a multa que o inquilino paga ao atrasar a mensalidade. E, no campo ao lado, informe o percentual da administração sobre a multa. Taxa Admin. Sobre Juros: Não:Não será cobrado do proprietário a taxa de administração sobre os juros que o inquilino paga ao atrasar a mensalidade. Sim: Será cobrado do proprietário uma taxa de administração sobre os juros que o inquilino paga ao atrasar a mensalidade. E, no campo ao lado, informe o percentual da administração sobre os juros Cobrar Taxa Administrativa Anual: É uma 13º taxa de administração cobrada no ano. Caso a imobiliária não tenha essa taxa prevista em contrato com o proprietário deixe marcado a opção não. Para a opção Sim funcionar, é necessário já ter configurado o % e o mês de cobrança no menu Ferramentas-> Parâmetros. Multa por Rescisão: Informe por extenso qual a multa de rescisão. Este campo é apenas informativo. Correção Monetária: Não: O sistema não irá calcular correção monetária quando o inquilino pagar em atraso. Sim: O sistema irá calcular correção monetária quando o inquilino pagar em atraso. Será apresentado um novo campo chamado Taxa admin. correção monetária, selecione sim se a imobiliária cobra taxa de administração sobre a correção monetária. E, no campo ao lado, informe o percentual da administração sobre a correção monetária. Obs.: A correção só será calculada se o % estiver configurado no Menu Ferramentas-> índices. Padrão Repassar multa/juros: Não: O sistema não irá repassar a multa e juros ao proprietário quando o inquilino pagar em atraso. Sim: O sistema irá repassar a multa e juros ao proprietário quando o inquilino pagar em atraso. Conta Corrente Padrão do Repasse: Informe qual conta bancária da imobiliária será utilizada para fazer o repasse deste contrato. Este campo só fica disponível para clientes que contrataram o Financeiro da Empresa. Forma de Recebimento: Informe qual conta bancária da imobiliária irá emitir os boletos deste contrato. Caso não tenha nenhuma opção disponível, significa que seus boletos ainda não foram homologados, entre em contato com a implantadora ou com a nossa central de relacionamentos.
Rateio de Comissão:
Clique em adicionar rateio de comissão para inserir os comissionados desta locação.
Caso o comissionado já esteja cadastrado, pesquise ele no campo indicado, caso contrário clique no botão adicionar nova pessoa.
Vá até o final da página e selecione a participação da pessoa nesta locação, e clique em salvar. Por exemplo: Corretor, captador, etc.
Obs.: As funções são fixas, não há como personalizar.
Ficará da forma apresentada abaixo, logo após informe o % que a pessoa irá receber. O cálculo é feito sobre a taxa de contrato.
Por exemplo: Se a taxa de contrato for R$1.000,00 e o % de participação 50, então a comissão da pessoa será R$500,00.
Obs.: Neste momento o valor ainda não aparecerá, ele é apresentado somente após a geração da primeira mensalidade.
Endereço de cobrança:
Informe um endereço de cobrança, mesmo que o boleto não seja enviado pelo correio, essa informação é obrigatória para o registro do mesmo no banco.
Controle de conta
Marque apenas as contas que ficarão sob responsabilidade do inquilino efetuar o pagamento do documento físico. O intuito desse recurso é controlar os comprovantes de pagamentos dessas contas que o inquilino efetua o pagamento.
Por exemplo: Casos que você deve marcar:
O seguro incêndio é responsabilidade do inquilino, e ele resolveu contratar por conta própria, então ele não paga no boleto de aluguel, porém você precisa ficar controlando se está sendo pago corretamente. Então, você marca o campo.
Casos que você não deve marcar:
O IPTU é responsabilidade do inquilino, porém ele paga no boleto de aluguel. Então, não marca o campo.
O seguro incêndio é responsabilidade do inquilino, e ele resolveu contratar por conta própria, então ele não paga no boleto de aluguel. Porém, a imobiliária não se responsabiliza e nem faz o controle se o seguro está ou não sendo pago. Então, não marca o campo.
Vistorias
Informe a data e observações sobre a vistoria de entrada
Envio de recibos
Envio automático de recibos de aluguel: Não: Não será enviado ao inquilino deste contrato o recibo referente ao pagamento de aluguel. Sim: Será enviado ao inquilino deste contrato o recibo referente ao pagamento de aluguel. Envio automático de recibos de repasse: Não: Não será enviado aos proprietários deste contrato o recibo referente ao repasse de aluguel. Sim: Será enviado aos proprietários deste contrato o recibo referente ao repasse de aluguel.
Dados adicionais
Observações Gerais: Informe informações gerais. Permitir envio de E-mails Automáticos: Não: O inquilino deste contrato não receberá o boleto por e-mail de forma automática. Sim: O inquilino deste contrato receberá o boleto por e-mail de forma automática.
Gerar Nota Fiscal Automático: Não: A nota fiscal não será gerada de forma automática. Sim: A nota fiscal será gerada de forma automática. Um novo campo chamado A partir da data será apresentado, informe a partir de qual data você deseja que as notas fiscais sejam geradas automaticamente. Obs.: Este campo só será apresentado após a homologação de NFSE.
Os campos citados abaixo são campos somente leitura e eles apresentam a informação cadastrada no cadastro do imóvel.
Número Energia Elétrica:
Inscrição Gás:
Clique em salvar. Prontinho seu contrato de locação foi cadastrado com sucesso, para visualizá-lo acesse Menu Contrato de Aluguel-> Pesquisar Contratos.