Cadastro de Contrato de Locação – Sem Integração ao CRM

Esse manual é exclusivo para bases sem integração ao Loft CRM. Para iniciar, é importante que o proprietário e o imóvel que será alugado já tenham sido cadastrados.

Acesse o menu -> Módulo de Aluguel

Menu Contrato de Aluguel-> Cadastrar novo contrato

Informe o código do imóvel que será alugado e clique no botão buscar dados do imóvel.

Confirme o endereço do imóvel e se estiver tudo certo, clique no botão confirmar imóvel.

Informações do aluguel

Empresa: Informe a empresa que será responsável pela locação.
Referência: Código deste contrato no antigo sistema, caso não seja necessário referenciar, deixe em branco.
Situação: Informe a situação atual do imóvel:
      Ativo: Contrato vigente.
     Em Desocupação: Contrato que já está em aviso de desocupação.
     Desativado: Contrato já inativo.

      Regular: Contratos que possuem todas as mensalidades pagas em dia.
     Processo Jurídico: Contratos que possuem mensalidades que foram encaminhadas ao setor jurídico.
     Em Cobrança: Contratos que possuem mensalidades atrasadas que já estão em cobrança pela imobiliária (primeiro estágio da cobrança).
     Escritório de Cobrança: Contratos que possuem mensalidades encaminhadas ao escritório de cobrança.
     Em Sinistro: Contratos que possuem mensalidades que foram encaminhadas para o Seguro fazer o pagamento.

Obs1.: É comum clientes que estão implantando cadastrarem os contratos já inativos ou em desocupação para fins de registro. Caso esse seja o seu caso, é necessário primeiro cadastrar todos os contratos inativos, para depois iniciar o cadastro dos ativos e dos em desocupação.
Obs2.: Os status são alterados de forma manual, ou seja, se um cliente ficar inadimplente é necessário alterar o status do contrato para Em Cobrança, por exemplo.

Categoria: Tem como objetivo categorizar os contratos de acordo com o que a imobiliária deseja. Pode ser categorias A, B, C, pode ser por cidade, é um campo livre. Se não achar necessário a utilização, pode deixar em branco. Para cadastrar categorias clique no botão com o desenho de ferramenta que se encontra ao lado do campo correspondente.
Tipo de Contrato: Residencial ou Não Residencial.
Finalidade: Caso seja residencial, repetir a informação neste campo. Caso não seja residencial, informar para que fim o imóvel foi alugado (depósito, comércio, escritório, etc).
Tipo de Atividade: Essa opção é apresentada somente se o campo Finalidade for diferente de Residencial. Informe qual atividade será realizada, por exemplo: Loja de roupas, academia, etc.

Locatário: Clique no botão adicionar cliente para realizar o cadastro do inquilino, caso a pessoa já seja cliente da imobiliária, basta pesquisá-la no campo indicado, sem a necessidade de cadastrá-la novamente.

Locador

O proprietário do imóvel já deve vir preenchido automaticamente, pois no cadastro do imóvel nós já vinculamos há um proprietário. Porém, caso esse imóvel possua mais de um proprietário, este é o momento de cadastrar os demais clicando em adicionar locador.

Caso o proprietário já esteja cadastrado, pesquise ele no campo indicado, caso contrário clique no botão adicionar nova pessoa.

Clique em salvar e adicionar ao contrato.

Fiquem atentos ao percentual de cada proprietário, o total entre eles deve ser sempre 100%. Todas as pessoas informadas neste campo vão aparecer no relatório e no arquivo da DIMOB.

Selecione a conta de repasse de cada proprietário no campo indicado abaixo. Se você ainda não cadastrou a conta, clique no botão com o sinal de mais e faça o cadastro neste momento.

É possível realizar o cadastro de agência e conta e/ou de pix.
Obs.: Somente se o banco emissor for Itaú é possível fazer repasses via arquivo com a chave pix, demais bancos é necessário cadastrar agência e conta.

Garantias Locatícias

Adicione a pessoa envolvida de acordo com o tipo de garantia. Exemplo: Se for caução, informe o nome do locatário. Se for fiador, informe o nome do fiador, se for seguro fiança informe o nome da seguradora.
Preenchendo as informações, o sistema irá apresentar no Painel de Controle os seguros fiança vencidos e à vencer.

Vá até o final da tela e adicione o tipo de garantia e clique em salvar.

Deve ficar desta maneira:

Faça o mesmo processo para Locatário Solidário e Locador Solidário.

Seguro incêndio

Preencha as informações do Seguro Incêndio. Preenchendo as informações o sistema irá apresentar no Painel de Controle os seguros incêndios vencidos e à vencer.

Financeiro

Data do contrato: Data em que o contrato iniciou. Se você está implantando o sistema agora e está cadastrando um contrato já vigente, pode informar a data verdadeira, mesmo que ela seja retroativa.
Tempo de contrato: Informar o número de meses que esse contrato ficará vigente.
Término do contrato: Esse campo será preenchido automaticamente.
Tipo de Renovação:
    Aditivo: Será necessário fazer a renovação do contrato toda vez que a vigência terminar. Com essa opção selecionada o usuário terá um aviso no painel de controle referente aos contratos que precisam de renovação.
    Tempo Indeterminado: O contrato segue vigente por tempo indeterminado, sem a necessidade de renovação.
Calcular multa rescisória:
    Sim: Selecione sim se você deseja que o sistema calcule multa de rescisão na desocupação deste contrato.
    Não: Selecione não se você deseja que o sistema não calcule multa de rescisão na desocupação deste contrato.
Cláusula de saída: Informar o número de meses mínimo que o inquilino deve permanecer no imóvel para não pagar multa.
Dedução automática de IRRF:
Não: Não será calculado IRRF.
Sim, sobre o bruto:  Será calculado o IRRF sobre o valor bruto do aluguel, sem descontar taxa de administração e taxa de contrato.
Sim, sobre o liquido: Será calculado o IRRF sobre o valor do aluguel, menos o valor das taxas de administração e de contrato.
Obs.: O IRRF é calculado apenas quando o inquilino é pessoa jurídica e proprietário pessoa física.

Aluguel garantido: 
Sim: Selecionando sim, o repasse ao proprietário irá ser realizado independente se o boleto estiver pago ou não.
Não: Selecionando não, o repasse ao proprietário será realizado somente se o boleto estiver pago.
  Parcial: Selecionando Parcial, será apresentado outro campo chamado Garantias. Neste caso, vamos imaginar que foi informado o número 3, assim sendo o repasse ao proprietário irá ser realizado independente se o boleto estiver pago ou não, porém com o limite de até 3 meses de inadimplência, no quarto boleto inadimplente o repasse já não será realizado até que alguma das últimas 4 parcelas sejam pagas.

Tipo:
  Postecipado: Inquilino mora e depois paga.
 Antecipado: Inquilino paga e depois mora.
Dia mensal do vencimento: Dia do mês que o aluguel irá vencer.
Dia mensal do fechamento: Dia do mês que o período do aluguel irá encerrar.
Vencimento do 1º aluguel: Dia, mês e ano que vencerá o primeiro boleto de aluguel.
Fechamento do 1º aluguel: Dia, mês e ano que vai encerrar o período do primeiro aluguel.
Obs.: Para mais detalhes sobre as datas de fechamentos, clique aqui.

Valor do aluguel: Informar somente o valor integral do aluguel, sem considerar encargos.
Valor do primeiro aluguel: Clique na calculadora para que o sistema calcule o proporcional do primeiro aluguel, caso você queira cobrar o valor integral, digite o valor no campo correspondente.
Multa: % de multa que o inquilino pagará se atrasar o aluguel.
Juros/dia: % de juros diários que o inquilino pagará se atrasar o aluguel.
Tolerância multa e juros: Informar a quantidade de dias após o vencimento que você permite que o inquilino pague sem multa e juros. Somente os bancos Itaú e Sicoob aceitam essa configuração.
Índice de reajuste: Selecione o índice para reajuste.
Próximo reajuste: Informe quando será o próximo reajuste deste contrato, se você estiver implantando o sistema agora e cadastrando um contrato já vigente, certifique-se de informar a data correta de próximo reajuste deste contrato, esta data não pode ser retroativa.

Confira se as primeiras 10 mensalidades estão com o período da forma desejada analisando as informações que aparecerão temporariamente:


Obs.: Para clientes que estão implantando agora e estão cadastrando contratos de locação já vigentes, é normal que a primeira mensalidade apresente o período inicial em uma data antiga, isso não tem problema, pois posteriormente poderemos ajustar o período da primeira mensalidade. Lembre-se que isso vale apenas para a primeira parcela, a segunda em diante já devem ficar corretas obrigatoriamente, não teremos como ajustar posteriormente. Se estiver com dificuldades, entre em contato com o implantador ou com a nossa central de relacionamentos.

Dias para repasse:
  Dias corridos: Selecionando esta opção, você poderá informar quantos dias após o pagamento/vencimento você deseja realizar o repasse ao proprietário.
  Dia Fixo: Selecionando esta opção, você poderá informar em qual dia do mês você deseja realizar o repasse ao proprietário. Sugerimos usar essa opção apenas se o contrato tiver aluguel garantido ao proprietário.
Cobrar TED/PIX no repasse:
Não: Não irá cobrar nenhum valor referente ao repasse.
Sim: Irá cobrar dos proprietários uma taxa referente ao repasse, para que essa configuração funcione é necessário que o valor esteja configurado no menu Ferramentas-> Parâmetros.
Cobrar taxa de admin. junto com a taxa de contrato: 
Não: Quando tiver taxa de contrato no repasse do proprietário, a taxa de administração não é lançada.
Sim: Quando tiver taxa de contrato no repasse do proprietário, a taxa de administração também é lançada.
Taxa admin. mensal: Percentual da taxa de administração, se preferir informar valor, clique na calculadora.
Taxa admin. mínima mensal:  É o valor mínimo de taxa de administração que a imobiliária aceita. Por exemplo: Se estiver preenchido com o valor R$200,00 e ao cadastrar um contrato de locação for informado 10% sobre um aluguel de R$1.000,00, o sistema vai arredondar a taxa de administração para R$200,00.
Taxa contrato: Percentual da taxa de contrato (1º aluguel), se preferir informar valor, clique na calculadora. No campo ao lado, informe a quantidade de parcelas.
Cobrar taxa de contrato:
  Primeira Mensalidade: Ao selecionar Primeira Mensalidade a primeira parcela da taxa de contrato será lançada na primeira mensalidade
  Segunda mensalidade: Ao selecionar Segunda Mensalidade a primeira parcela da taxa de contrato será lançada na segunda mensalidade

Taxa Admin. Sobre Multa:
Não: Não será cobrado do proprietário a taxa de administração sobre a multa que o inquilino paga ao atrasar a mensalidade.
Sim: Será cobrado do proprietário uma taxa de administração sobre a multa que o inquilino paga ao atrasar a mensalidade. E, no campo ao lado, informe o percentual da administração sobre a multa.
Taxa Admin. Sobre Juros:
Não: Não será cobrado do proprietário a taxa de administração sobre os juros que o inquilino paga ao atrasar a mensalidade.
Sim: Será cobrado do proprietário uma taxa de administração sobre os juros que o inquilino paga ao atrasar a mensalidade. E, no campo ao lado, informe o percentual da administração sobre os juros
Cobrar Taxa Administrativa Anual: É uma 13º taxa de administração cobrada no ano. Caso a imobiliária não tenha essa taxa prevista em contrato com o proprietário deixe marcado a opção não. Para a opção Sim funcionar, é necessário já ter configurado o % e o mês de cobrança no menu Ferramentas-> Parâmetros.
Multa por Rescisão: Informe por extenso qual a multa de rescisão. Este campo é apenas informativo.
Correção Monetária: 
Não: O sistema não irá calcular correção monetária quando o inquilino pagar em atraso.
Sim: O sistema irá calcular correção monetária quando o inquilino pagar em atraso. Será apresentado um novo campo chamado Taxa admin. correção monetária, selecione sim se a imobiliária cobra taxa de administração sobre a correção monetária. E, no campo ao lado, informe o percentual da administração sobre a correção monetária.
Obs.: A correção só será calculada se o % estiver configurado no Menu Ferramentas-> índices.
Padrão Repassar multa/juros: 
Não: O sistema não irá repassar a multa e juros ao proprietário quando o inquilino pagar em atraso.
Sim: O sistema irá repassar a multa e juros ao proprietário quando o inquilino pagar em atraso.
Conta Corrente Padrão do Repasse: Informe qual conta bancária da imobiliária será utilizada para fazer o repasse deste contrato. Este campo só fica disponível para clientes que contrataram o Financeiro da Empresa.
Forma de Recebimento: Informe qual conta bancária da imobiliária irá emitir os boletos deste contrato. Caso não tenha nenhuma opção disponível, significa que seus boletos ainda não foram homologados, entre em contato com a implantadora ou com a nossa central de relacionamentos.

Rateio de Comissão:

Clique em adicionar rateio de comissão para inserir os comissionados desta locação.

Caso o comissionado já esteja cadastrado, pesquise ele no campo indicado, caso contrário clique no botão adicionar nova pessoa.

Vá até o final da página e selecione a participação da pessoa nesta locação, e clique em salvar. Por exemplo: Corretor, captador, etc.

Obs.: As funções são fixas, não há como personalizar.

Ficará da forma apresentada abaixo, logo após informe o % que a pessoa irá receber. O cálculo é feito sobre a taxa de contrato.
Por exemplo: Se a taxa de contrato for R$1.000,00 e o % de participação 50, então a comissão da pessoa será R$500,00.

Obs.: Neste momento o valor ainda não aparecerá, ele é apresentado somente após a geração da primeira mensalidade.

Endereço de cobrança:

Informe um endereço de cobrança, mesmo que o boleto não seja enviado pelo correio, essa informação é obrigatória para o registro do mesmo no banco.

Controle de conta

Marque apenas as contas que ficarão sob responsabilidade do inquilino efetuar o pagamento do documento físico. O intuito desse recurso é controlar os comprovantes de pagamentos dessas contas que o inquilino efetua o pagamento.

Por exemplo:
Casos que você deve marcar:
O seguro incêndio é responsabilidade do inquilino, e ele resolveu contratar por conta própria, então ele não paga no boleto de aluguel, porém você precisa ficar controlando se está sendo pago corretamente. Então, você marca o campo.

Casos que você não deve marcar:
O IPTU é responsabilidade do inquilino, porém ele paga no boleto de aluguel. Então, não marca o campo.
O seguro incêndio é responsabilidade do inquilino, e ele resolveu contratar por conta própria, então ele não paga no boleto de aluguel. Porém, a imobiliária não se responsabiliza e nem faz o controle se o seguro está ou não sendo pago. Então, não marca o campo.

Vistorias

Informe a data e observações sobre a vistoria de entrada

Envio de recibos

Envio automático de recibos de aluguel:
Não: Não será enviado ao inquilino deste contrato o recibo referente ao pagamento de aluguel.
Sim: Será enviado ao inquilino deste contrato o recibo referente ao pagamento de aluguel.
Envio automático de recibos de repasse:
Não: Não será enviado aos proprietários deste contrato o recibo referente ao repasse de aluguel.
Sim: Será enviado aos proprietários deste contrato o recibo referente ao repasse de aluguel.

Dados adicionais

Observações Gerais: Informe informações gerais.
Permitir envio de E-mails Automáticos:
  Não: O inquilino deste contrato não receberá o boleto por e-mail de forma automática.
  Sim: O inquilino deste contrato receberá o boleto por e-mail de forma automática.

Gerar Nota Fiscal Automático:
  Não: A nota fiscal não será gerada de forma automática.
  Sim: A nota fiscal será gerada de forma automática. Um novo campo chamado A partir da data  será apresentado, informe a partir de qual data você deseja que as notas fiscais sejam geradas automaticamente.
Obs.: Este campo só será apresentado após a homologação de NFSE.

Os campos citados abaixo são campos somente leitura e eles apresentam a informação cadastrada no cadastro do imóvel.

Clique em salvar. Prontinho seu contrato de locação foi cadastrado com sucesso, para visualizá-lo acesse Menu Contrato de Aluguel-> Pesquisar Contratos.