🎯Objetivo
Atender imobiliárias de grande porte, que normalmente possuem filiais com CNPJ diferentes. O cadastro de empresa permite que a imobiliária tenha diferentes empresas para cada contrato de locação e venda. Também permite que movimentações no módulo financeiro sejam lançadas para uma empresa específica, assim toda gestão de uma ou mais empresas seja feita em uma única base do Office.
Nesse manual ensinamos como liberar o acesso e como cadastrar a nova empresa.
Premissas
- A imobiliária deve ter, pelo menos, 2 CNPJs diferentes para utilizar esse recurso.
- Para os usuários tenham acesso as empresas cadastradas é necessário que seja liberada essa permissão no grupo de acesso do usuário.
Liberação de Acesso do Usuário
O menu para cadastro de novas empresas ficará liberado tanto no módulo financeiro como no módulo de locação (caso o cliente possua os dois módulos contratados, ou apenas no módulo contratado)
O acesso deve ser liberado no menu de permissões de grupo de usuário para os dois módulos. Segue abaixo passo a passo para liberação nos diferentes módulos:
Acesse o Módulo de Aluguel/Financeiro > Menu Ferramentas > Permissões
Escolha o grupo para o qual deseja liberar permissão para acesso, cadastro, edição e/ou exclusão e clique em Alterar permissões. Também é possível clicar em Cadastrar grupo de usuário e cadastrar um novo grupo, inserindo as permissões desejadas:
Selecione o módulo para o qual deseja liberar as permissões e libere a permissão desejada (acesso, cadastro, edição, exclusão):
As permissões são, da esquerda pra direita: acesso, cadastro, edição e exclusão.
Libere as permissões, movendo para “Sim” os acessos que deseja:
No exemplo acima, as permissões “Acesso” e “Edição” foram liberadas para o usuário no módulo financeiro.
Clique em Salvar permissões para salvar as alterações realizadas:
Cadastro, Edição e Exclusão de Empresa
Cadastrar Empresa
Acesse o sistema Office > Módulo de Aluguel/Financeiro > Menu Ferramentas > Dados da Empresa:
Nessa tela serão listadas todas as empresas cadastradas e através dela será possível cadastrar, editar e excluir as empresas (caso o usuário tenha todos os acessos liberados):
Para cadastrar uma empresa, clique no botão Adicionar uma nova empresa:
Será aberta uma janela para inserir os dados da nova empresa. Preencha os dados e clique em Confirmar. Caso queira cancelar o cadastro, basta clicar em Cancelar:
Para o cadastro da empresa, alguns dados são obrigatórios. Sendo eles:
- Nome fantasia
- Razão social
- CNPJ
Após confirmar o cadastro, a janela será fechada e a tela será atualizada, listando a nova empresa.
Edição dados de empresa cadastrada
Para editar uma empresa clique no botão Habilitar edição correspondente a empresa que deseja editar. No exemplo, utilizaremos a empresa “Beto Calçados”:
Ao clicar em editar, o sistema apresentará uma mensagem e exibirá os campos com os dados da empresa para que seja possível realizar a edição:
Ao editar os campos que deseja e/ou fazer o upload da logo da empresa, basta clicar em Confirmar para salvar as alterações ou Cancelar para desabilitar a edição e desfazer as alterações:
Ao confirmar a alteração, a tela será recarregada com os campos da empresa editada para realizar revisão das alterações:
Ao cancelar a edição, o sistema não salvará as alterações realizadas e desabilitará a edição dos campos, apenas listando-os na tela:
Para excluir uma empresa, clique no botão Excluir empresa correspondente a empresa que deseja excluir:
O sistema irá pedir a confirmação da exclusão da empresa, informando que não é possível reverter essa ação:
Para confirmar a exclusão, clique em Confirmar, ou caso queira cancelar a exclusão, basta clicar em Fechar.
Ao confirmar, o sistema irá remover a empresa da listagem e apresentará uma mensagem na tela:
Exclusão
- Não é possível excluir a empresa principal.
- Não será possível excluir empresas que já possuam vínculo com registros no sistema. Nesse caso a sugestão é inativar a mesma.
Caso ocorra uma das situações acima, veja a mensagem apresentada pelo sistema:
Tentativa de exclusão de empresa principal:
Tentativa de exclusão de empresa com vínculo em registros no sistema
Ao cancelar, a seguinte mensagem será apresentada, basta clicar em “OK”:
Nessa tela também será possível verificar os Históricos de alterações, basta clicar no botão Histórico geral de alterações:
É possível filtrar por período e empresa:
Os campos exibidos nessa tela são:
→ Data/Hora: data e hora em que o usuário realizou a alteração/exclusão;
→ Empresa: empresa que o usuário alterou;
→ Campo: campo que o usuário alterou;
→ Valor Antigo: o valor antigo a alteração;
→ Valor Novo: o novo valor, após a alteração;
→ Usuário: qual usuário realizou a inserção/alteração/exclusão.
Vínculo da Empresa com o Usuário
O usuário deverá ser vinculado a uma ou mais empresas. O campo é de preenchimento obrigatório:
Isso definirá quais as empresas o usuário terá acesso nas demais telas do sistema, ou seja, quais os contratos ele poderá gerenciar, quais as empresas poderá pesquisar nos relatórios, quais contas correntes poderá ter acesso e etc. Essa liberação de acesso a empresa também é vinculado com as permissões do grupo de acesso, é lá que deverão ser concedidas permissões de visualização, inclusão, edição e exclusão dos dados.
Bases que contém apenas uma empresa, todos os vínculos obrigatórios serão automaticamente realizados com a única empresa da base, sendo ela a empresa principal.
Cadastro de Conta Corrente
Toda conta corrente deve ser vinculada a uma única empresa. Logo, no cadastro de conta, no módulo financeiro, será obrigatório o preenchimento do campo para cadastrar uma conta corrente:
Isso implica nas baixas de lançamentos do módulo financeiro e baixas em aluguéis e repasses, que sejam listadas somente as contas correntes da empresa que o lançamento, aluguel e repasse estejam vinculados. Nos cadastro dos contratos, o campo Conta corrente padrão de repasse também irá listar apenas as contas correntes vinculadas a empresa do contrato. Veja abaixo o exemplo das telas:
Lançamentos do módulo financeiro
Aluguéis
Repasses
Contrato de Aluguel
Cadastro de Homologação Bancária
Cada homologação bancária ficará vinculada a uma única empresa. Diante disso, será obrigatório o preenchimento do campo Empresa no cadastro de uma homologação:
Isso implica que no cadastro do contrato de locação, no campo Forma de Recebimento serão listadas as homologações referente a empresa inserida no campo “Empresa” no cadastro do contrato.
Veja abaixo o exemplo:
Contrato de Venda
Todo contrato de venda terá que ser, obrigatoriamente, vinculado a uma única empresa, conforme o print abaixo:
Nesse caso, todas as comissões e contas referente a esse contrato terão vínculo com a empresa selecionada no cadastro do mesmo.
Contrato de Locação
Todo contrato de locação terá que ser, obrigatoriamente, vinculado a uma única empresa, conforme mostram as imagens abaixo:
Conta Corrente Padrão do Repasse
Forma de Recebimento
Os campos Conta corrente padrão do repasse e Forma de recebimento irão listar somente as contas e homologações pertencentes a empresa selecionada.
No contrato de locação é possível trocar a empresa a qual o contrato está vinculado. Nesse caso, as próximas mensalidades criadas serão vinculadas a nova empresa selecionada. Também será necessário alterar a Conta corrente padrão do repasse e a Forma de recebimento, que precisam ser vinculadas a empresa atual selecionada.
Mensalidade e Repasse
Tanto as mensalidades, quanto os repasses, terão vínculo com a empresa atual do contrato no momento em que foram geradas. Os descontos, acréscimos, lançamentos e contas referente a esse contrato, irão validar a qual empresa a mensalidade pertence e então farão o vínculo a essa empresa.
O mesmo acontece com as comissões referente à locação do imóvel. Caso a primeira mensalidade pertença a uma determinada empresa, a comissão da locação será vinculada a essa empresa.
DIMOB e IR
Tanto na DIMOB, quanto no Informe de Rendimentos, o sistema irá validar a qual empresa a mensalidade pertence.
Será obrigatório filtrar a DIMOB por empresa e o arquivo será gerado para a empresa que está sendo filtrada. Por isso, uma imobiliária que possuir mais de uma empresa, deve gerar um arquivo para cada empresa e inserir no sistema da DIMOB para realizar corretamente a sua declaração.
Para o Relatório de IR, também será obrigatório filtrar por empresa e o campo “Locadores” irá listar somente os locadores que tiveram alguma mensalidade repassada pela empresa selecionada.
Lançamentos do Módulo Financeiro
Todas as movimentações financeiras deverão ser vinculadas a uma única empresa. Tanto as movimentações que o próprio sistema gera (como é o caso de aluguéis, repasses e comissões), como também as movimentações que o usuário cadastra. Para isso, foi incluído um campo de preenchimento obrigatório no lançamento dessas contas:
As baixas dessas movimentações só poderão ser realizadas pelas contas correntes vinculadas à empresa. Veja o exemplo abaixo:
Fechamento de Caixa
No fechamento de caixa, só serão listadas as contas da empresa que o usuário possui acesso. No exemplo utilizado abaixo, o usuário só possui acesso a empresa “Exclusiva Levi”, portanto só são listadas para o usuário as contas desta empresa:
Envio automático de e-mail (Gerenciar e-mail)
No cadastro de envios de e-mails automáticos será possível definir o disparo para uma empresa específica ou para todas as empresas. Não será possível definir o disparo para mais de uma empresa. O campo é de preenchimento obrigatório. Veja o exemplo abaixo:
Repare que não é possível escolher mais de uma empresa no mesmo modelo, ou o usuário opta pelo envio da imobiliária como um todo ou opta pelo envio através de uma empresa específica.
Os envios serão realizados automaticamente para os contratos da respectiva empresa selecionada.
No envio manual, serão listados somente os modelos de e-mail da empresa do contrato ou dos modelos que são para todas as empresas.