Gestão de Inadimplentes

Premissa

Auxiliar as imobiliárias no gerenciamento dos clientes inadimplentes, criando automações, registros de contatos e muito mais.

Requisitos para utilização

É necessário possuir o módulo de aluguel do Office e ter o recurso liberado para a imobiliária.
Entre em contato com o nosso time de suporte para ativar a funcionalidade de forma gratuita.
Precisa possuir contratos de locação inadimplentes para serem listados na tela e permissão de acesso no grupo de usuários.

Liberação de Acesso

O acesso deve ser liberado na ferramenta Permissões. Segue abaixo passo a passo para liberação desse acesso:

Primeiramente vá até o Módulo de Aluguel > Ferramentas > Permissões

Escolha o grupo para o qual deseja liberar as permissão para acesso, cadastro, edição e/ou exclusão e clique em Alterar permissões. Também é possível clicar em Cadastrar grupo de usuário e cadastrar um novo grupo, inserindo as permissões desejadas

Clique em Aluguel e libere a permissão desejada (acesso, cadastro, edição, exclusão)

ℹAs permissões são, da esquerda pra direita: acesso, cadastro, edição e exclusão

Libere as permissões, movendo para “Sim” os acessos que deseja autorizar

ℹ No exemplo acima, a permissão de “Acesso” foi liberada à tela de gestão de inadimplentes e no envio do contrato para o jurídico

Clique em Salvar permissões para registrar as alterações realizadas

Listagem dos Contratos Inadimplentes

Para visualizar os contratos inadimplentes acesse o sistema Office > Módulo de Aluguel > Financeiro > Gestão de Inadimplentes

Nessa tela serão listados todos os contratos que possuem mensalidades em atraso, sejam elas de um dia ou mais de atraso.

Existem algumas possibilidades de filtro para essa tela: locatário, contrato, contrato garantido, última ação, data de vencimento, ações de cobrança, garantia locatícia, fiador e situação. Por padrão, o único filtro pré-definido é o filtro “Considerar” que filtra pelos contratos ainda não pagos

ℹ O filtro de ação de cobrança, filtrará todos os contratos que tiveram pelo menos 1 ação filtrada registrada no contrato. Ele não valida a última ação

As colunas apresentadas na listagem contém os seguintes dados:

Locatário (nome do locatário/inquilino do imóvel)
Contrato (código do contrato e endereço do imóvel)
Tempo de atraso (em dias – desde a mensalidade mais antiga)
Dívida original (soma do valor total dos boletos em atraso sem considerar multa, juros e correção monetária)
Total devido com Juros/Multa (soma do valor total dos boletos em atraso considerando multa, juros e correção monetária)
Garantia Locatícia (garantia informada no contrato de locação)
Situação (explicação de cada situação abaixo)
Última ação (data da última ação de cobrança registrada)
Botão de ações (envia o contrato para o jurídico ou resolve jurídico)

Situações do contrato:

Aguardando ação de cobrança: quando não houve uma ação de cobrança cadastrada no contrato ou quando uma ação de cobrança foi realizada e não há promessa de pagamento agendada;
Ação pendente: quando criado um agendamento de contato e ainda não confirmado sucesso ou falha no contato;
Falha em contatar: quando inserida uma ação de cobrança informando falha no contato ou quando agendada uma ação de cobrança e executada como falhada;
Promessa de pagamento: quando uma promessa de pagamento foi agendada;
Promessa cumprida: quando uma promessa de pagamento foi agendada e os pagamentos realizados dentro do prazo acordado;
Promessa não cumprida: quando uma promessa de pagamento foi agendada e os pagamentos não foram realizados dentro do prazo acordado;
Enviado ao Jurídico: quando o contrato foi enviado para tratativas com o departamento jurídico;
Jurídico Resolvido: quando enviado ao jurídico e o departamento jurídico conseguiu resolver a situação do contrato;

Detalhamento da Inadimplência

Para visualizar o card de detalhamento da inadimplência, basta clicar no cliente desejado exibido na listagem. Será apresentado na lateral direita o detalhamento da inadimplência, anotações realizadas no contrato e também as ações de cobrança:

Para visualizar o detalhamento em tela cheia é possível clicar no ícone para expandir a tela:

Contrato

Na parte superior do detalhamento serão apresentados os principais dados do contrato e dados do fiador:

Para visualizar maiores informações clique em Mais informações

Serão apresentados mais informações do contrato e também os dados do fiador:

ℹ No bloco de Fiador, o telefone adicional é referente ao telefone informado nos dados de garantias locatícias do contrato de locação

Nas informações sobre contrato, clique no ícone Contrato para abrir a pesquisa do contrato

Para ocultar as informações, basta clicar no botão Menos informações

Mensalidades

Logo após as informações do Fiador, ficarão listadas as mensalidades intitulado “Dívidas”

Nesta parte será possível selecionar a mensalidade para criar uma promessa de pagamento. Basta clicar no CheckBox

Perceba que os valores em verde correspondem às mensalidades selecionadas, enquanto que os valores em preto correspondem ao valor total das mensalidades inadimplentes

Perceba, também, que ao selecionar uma mensalidade, o botão Promessa de Pagamento fica habilitado no final do detalhamento. Dessa forma, a promessa de pagamento é criada somente para a(s) mensalidade(s) selecionada(s)

Para abrir o detalhamento da mensalidade, clique no ícone Abrir mensalidade. Você será redirecionado para o relatório aluguéis e repasses, filtrando o código da mensalidade

Anotações

As anotações servem para lembrar o usuário de alguma situação específica. Servem para anotações rápidas. Exemplo: “Ligar somente após às 14h”

Para cadastrar uma anotação, clique em Nova anotação

Preencha o campo e clique no ícone ✅ para Confirmar ou no ❌ para Cancelar

ℹSão permitidos até 300 caracteres nesse campo

Para excluir uma anotação, passe o cursor sobre a anotação e será exibido um ícone de ❌

Ao clicar no “x” será exibida uma mensagem para confirmar a exclusão. Para excluir clique em Apagar, ou caso queira cancelar a exclusão, clique em Cancelar

ℹ Não será possível editar uma anotação. Caso seja necessário corrigir uma anotação, será necessário excluir a mesma e cadastrar novamente

Ações de Cobrança

As ações de cobrança servem como registro de contratos, agendamento de contatos, além de registro e controle de promessas de pagamentos. As ações de cobrança ficam listadas logo abaixo das anotações.

Para criar uma ação de cobrança, basta clicar no botão Nova ação

Escolha o tipo de ação que será criada

Preencha os campos exibidos e clique em Criar para confirmar a criação da ação

Caso queira cancelar a criação da ação de cobrança, basta clicar em Cancelar

ℹ Em alguns casos, no registro de uma ação de cobrança retroativa, também será necessário informar no acionamento, se o contato obteve “Falha” ou se foi “Realizado”.

⚠ Não será possível excluir uma ação de cobrança

Tipos de Ações de Cobrança:

Registro ou agendamento de contato através de Telefone, WhatsApp e E-mail;
Registro ou agendamento de Outros meios de contato/informações;
Registro ou agendamento de Promessa de Pagamento (registra/agenda o dia em que o cliente prometeu pagar).

Envio de Contrato para Jurídico

Ao enviar o contrato para o jurídico, ficam bloqueadas as gerações automáticas de mensalidades e os envios automáticos de e-mails. Porém o usuário poderá gerar a mensalidade e cobranças avulsas de forma manual, assim como realizar envios de e-mails manuais.

Existem duas formas de enviar um contrato para o jurídico:

Através do detalhamento da inadimplência

Ao abrir o detalhamento, estará disponível, no final da tela o botão Enviar para o Jurídico

Ao clicar neste botão, o sistema irá perguntar se o usuário deseja confirmar essa ação ou se deseja cancelar. Para confirmar, basta clicar em Confirmar. Ou para cancelar, basta clicar em Cancelar

Através da listagem da inadimplência

Clique nos ícone com os três pontinhos e após, clique em Enviar para o Jurídico

ℹ Ao enviar um contrato para o jurídico, seu status na tela de gestão de inadimplência passará a ser “Enviado ao Jurídico”.

Resolver Contrato Enviado para o Jurídico

Ao resolver a situação do contrato, o mesmo volta a gerar mensalidades e também enviar os e-mails normalmente. Existem duas formas para resolver um contrato enviado ao jurídico:

Através do detalhamento da inadimplência

Ao abrir o detalhamento, estará disponível, no final da tela o botão Resolver Jurídico

Através da listagem da inadimplência

Clique no botão de ações e em seguida clique em Resolver Jurídico

Executar Ação de Cobrança

Em todo registro de uma ação de cobrança, precisamos informar se o contato foi realizado com sucesso (realizado) ou se não foi possível contatar o cliente (falha). Seja esse registro um agendamento, seja ele um registro retroativo.

Caso você esteja cadastrando uma ação de cobrança retroativa (data e hora menor do que a data e hora atual), o sistema abrirá um campo de preenchimento obrigatório para informar o tipo de acionamento (realizado/falha), conforme o exemplo da imagem abaixo:

Horário de cadastro da ação de cobrança – 18:15

Caso esteja cadastrando um agendamento de ação de cobrança (data e hora maior do que a data e hora atual), o sistema não exibirá o campo tipo de acionamento, mas ao finalizar o cadastro, ficará disponível no card da ação de cobrança os botões de acionamento para informar se a ação foi executada ou se houve falha em contatar

Horário de cadastro da ação de cobrança – 11:37

ℹNesse segundo caso, os botões serão exibidos até que o tipo de acionamento seja informado, independente da data e hora agendada.